Zo werkt Excel

Met validatie is het mogelijk om de gebruiker een waarde in een cel te laten invoeren met een vervolgkeuzelijst. Als je wilt weten hoe je dit moet doen, kijk dan nog eens hier en hier. Met dezelfde techniek is het ook mogelijk om te controleren of een gebruiker een unieke waarden aan een lijst toevoegt.

Stel bijvoorbeeld dat we in de bovenstaande werkblad willen voorkomen dat een gebruiker in cel  B6 opnieuw de waarde “A123″ invoert. We kunnen dan het volgende doen.

1. Selecteer de cellen B3 t/m B11
2. Kies op het lint de tab “Gegevens”
   
3. Kies op deze tab de knop [Gegevensvalidatie]
   
4. Je krijgt nu het volgende scherm te zien
   
5. In dit scherm kiezen we onder “Toestaan” voor de optie “Aangepast”. Met behulp van een formule willen we tellen hoe vaak de ingevoerde waarde voorkomt in het invoerbereik (B3 t/m B11). Als dit vaker dan 1 is moet Excel een foutmelding geven. We kunnen hiervoor gebruikmaken van de functie AANTAL.ALS (Engels: COUNTIF). Als formule geven we nu op:=Aantal.Als($B$3:$B$11;B3)=1
6. Tot slot kunnen we op het tabje “Foutmelding” nog een aangepaste foutmelding opgeven, zodat de gebruiker weet waarom Excel de ingevoerde waarde niet accepteert.
   
   Vervolgens klikken we op [OK] om het dialoogscherm te sluiten.

Als we nu in cel B6 de waarde “A123″ proberen in te voeren krijgen we de volgende foutmelding te zien:

Wat doet nu precies de formule (=Aantal.Als($B$3:$B$11;B3)=1) die we hebben ingevoerd. Deze kijkt naar de ingevoerde waarde in cel B3. In de formule hebben we cel B3 echter als relatief adres opgegeven. Dit betekent dat als Excel de gegevensvalidatie uitvoert in cel B6, hij ook kijkt naar B6. Vervolgens telt hij hoe vaak de ingevoerde code voorkomt in het bereik B3 t/m B11 (hier hadden we een absoluut adres voor opgegeven). Als dit meer dan 1 is (wat betekent dat de ingevoerde code al een keer is ingevoerd), is het resultaat van de formule ONWAAR en ontstaat de foutmelding.