Draaitabellen, een inleiding

Ik heb jaren met Excel gewerkt zonder gebruik te maken van draaitabellen (engels: pivot table). Totdat iemand mij liet zien hoe het werkte. Vanaf dat moment is het voor mij één van de meest gebruikte functies. In dit artikel zal ik kort uitleggen hoe je een draaitabel maakt en wat je er vervolgens mee kunt doen. We gebruiken hiervoor de volgende gegevens (geleend uit het artikel : Getallen optellen op basis van meerdere voorwaarden).

We kunnen hier heel snel een draaitabel van maken door op een willekeurige cel in de tabel te gaan staan (bijvoorbeeld D5) en in het menu te kiezen voor Data -> Draaitabel- en draaigrafiekrapport…. Excel laat nu het volgende scherm zien.

Kies de optie “Een Microsoft Office Excel-lijst of –database” en “Draaitabel”. Klik vervolgens op [Voltooien]. De tussenliggende schermen zijn soms handig, maar voor een eenvoudige draaitabel heb je deze niet nodig. Excel voegt nu een werkblad toe aan je werkmap met daarop een lege draaitabel. Het ziet er zo uit:

De draaitabel bestaat uit vier gebieden:

  • Paginavelden: hier kunnen we filters neerzetten
  • Rijvelden
  • Kolomvelden
  • Gegevensitems: hier zetten we de getallen waarover we willen rapporteren.

Voor dit voorbeeld wil ik een rapport maken over de omzet waarin de regio’s in de rijen staan, de productgroepen in de kolommen en waarbij ik kan filteren op kwartaal. Hiervoor moet ik de volgende stappen uitvoeren:

  1. Sleep vanuit de lijst met draaitabelvelden het veld Kwartaal naar het paginavelden gebied;
  2. Sleep het veld Regio naar de rijvelden;
  3. Sleep het veld Productgroep naar de kolomvelden;
  4. Sleep het veld Omzet naar de gegevensitems;

De draaitabel komt er dan zo uit te zien:

Als ik wil filteren op Kwartaal, dan kan dat door op het pijltje naast ‘(Alles)’ te klikken. Ik kan dan bijvoorbeeld Q2 selecteren. Excel past het rapport dan automatisch aan.

Als je zelf met deze gegevens wilt spelen, dan kun je [drain file 18 url hier] het Excel bestand downloaden.