In financiële overzichten is het gebruikelijk dat getallen in duizenden of miljoenen worden weergegeven. Veelal wordt dit opgelost door het oorspronkelijke getal te delen door duizend of miljoen. Dit kan echter makkelijker. Met behulp van getalnotaties kan Excel de ingevoerde getallen in het juiste nummerformaat laten zien. Laten we eens kijken naar het onderstaande voorbeeld:
We zien hier een reeks getallen (bijvoorbeeld winst) per kwartaal. De getallen worden weergegeven met de getalnotatie ‘standaard’. Als we deze getallen in duizenden willen zien dan moeten we de getalnotatie aanpassen. Dit kan door de cel te selecteren (bijvoorbeeld B4) en het volgende menupad te kiezen: Opmaak-> Celeigenschappen (of via de sneltoetscombinatie [ctrl] + [1]). Je ziet dan het volgende dialoogscherm.
Kies voor het tabblad ‘Getal’ en klik op de categorie ‘Aangepast’. In het invoerveld onder ‘Type’ kunnen we onze eigen getalnotatie opgeven. Om het getal in duizenden te zien moeten we een 0 en het cijfergroeperingssymbool invoeren. Op mijn computer is dat de punt (de komma is in mijn geval het decimaalteken). Nadat we op OK gedrukt hebben en het formaat hebben toegepast op alle cellen met getallen krijgen we het volgende resultaat:
Excel laat in cel C4 nu 67 zien in plaats van 66731. In de formulebalk zien we dat in de cel nog steeds de oorspronkelijke waarde staat. Hier wordt ook nog steeds mee gerekend. Cijfers op deze manier weergeven zorgt er dus ook voor dat er minder afrondingsfouten worden gemaakt.
Het komt ook vaak voor dat we getallen in duizenden willen weergeven met één decimaal. Dit bereiken we door de aangepaste getalnotatie
0,0.
Door één 0 achter het decimaalteken te zetten krijgen we één cijfer achter de komma. Door het geheel voor het cijfergroeperingssymbool te zetten geeft Excel het getal in duizenden weer. Het resultaat ziet er dan zo uit:
Zelf vind ik het duidelijker als negatieve getallen tussen haakjes staan. Ook dit is te regelen via de getalnotatie. Excel geeft ons namelijk de mogelijkheid om aparte notaties op te geven voor positieve en negatieve getallen. We kunnen dit bereiken door deze twee notaties te scheiden met een puntkomma. Voor de puntkomma komt de notatie voor het positieve getal, erachter voor het negatieve getal. De getalnotatie wordt dan
0,0.;(0,0.)
Het levert het volgende resultaat op:
Het nadeel hiervan is dat de getallen nu niet meer mooi staan uitgelijnd op het decimaalteken. Gelukkig kunnen we dat ook oplossen. Het positieve getal moet eindigen met een spatie die precies even groot is als het haakje sluiten. In de getalnotatie kunnen we dit aangeven met het ‘underscore’ teken (_) gevolgd door het gewenste teken (in dit geval het haakje sluiten). De getalnotatie wordt dan
0,0._);(0,0.)
Het leidt tot het volgende eindresultaat:
