Soms is het prettig als je er voor kunt zorgen dat gebruikers bij het invullen van een werkblad slechts kunnen kiezen uit een beperkt aantal mogelijkheden. Dit voorkomt typefouten en maakt het makkelijker om de gegevens later te verwerken. Een enquête is hiervan een goed voorbeeld.
In de bovenstaande afbeelding is een zogenaamde vervolgkeuzelijst (Engels: dropdownlist) gemaakt. Als een gebruiker op het pijltje naast cel B4 klikt krijgt hij een lijst te zien met mogelijke antwoorden. Door op een antwoord te klikken neemt Excel deze over in de cel. Als een gebruiker zelf een andere waarde intypt, geeft Excel een foutmelding.
In de rest van dit artikel zal ik uitleggen hoe je z0’n vervolgkeuzelijst kunt maken. De eerste stap is het invoeren van de lijst met mogelijke antwoorden. In principe kun je die op iedere willekeurige plek maken. Zelf vind ik het handig om dit op een leeg werkblad te doen. Op dit werkblad plaats ik alle lijsten die ik nodig heb. Als m’n werkboek af is, verberg ik dit werkblad. De volgende afbeelding laat hiervan een voorbeeld zien.
Als we bij het valideren van gegevens gebruik willen maken van een lijst die zich op een ander werkblad bevindt, moeten we deze lijst een naam geven. Dit kan door in het witte vak boven kolom A de naam van de lijst in te typen en dit af te sluiten door op [Enter] te drukken. In het voorbeeld heb ik de lijst ‘lijst’ genoemd. Als we dit gedaan hebben kunnen we terug naar het werkblad met de enquête.
Hier selecteren we cel B4 en kiezen in het menu Data -> Valideren… We krijgen dan het bovenstaande dialoogscherm te zien. Bij toestaan kiezen we voor ‘Lijst’. Bij Bron geven we aan welke lijst Excel moet gebruiken. Als de lijst op hetzelfde werkblad staat als de geselecteerde cel, dan kun je het adres opgeven. In ons geval staat de lijst op een ander blad en moeten we gebruik maken van een naam. We doen dit door eerst het = teken in te geven en daarna de naam van onze lijst (in het voorbeeld is dit ‘lijst’. Vervolgens klikken we op OK. Als alles goed gegaan is, zie je nu een pijltje naast cel B4 staan. Als je daarop klikt zie je dezelfde lijst verschijnen als in de eerste afbeelding van dit artikel.